System obsługi wniosków – automatyzacja obiegu dokumentów

System obsługi wniosków – nadawanie uprawnień do systemów IT / przetwarzania danych osobowych, odbieranie uprawnień pracownikom. Obsługa ścieżek akceptacji

System Obsługi Wniosków (SOW) to automatyzacja procesów rejestracji i nadawania uprawnień do systemów informatycznych oraz upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Mechanizm zastosowany w oprogramowaniu RODOprotektor służy do zautomatyzowania procesu rejestracji, nadawania uprawnień do systemów informatycznych oraz upoważnień do przetwarzania danych osobowych w urzędach i przedsiębiorstwach.  Obsługiwane są również procesy odbierania uprawnień i upoważnień oraz proces wyrejestrowanie pracownika.

Za pomocą systemu obsługi wniosków można w pełni zautomatyzować obieg dokumentów, a także zminimalizować ryzyko ich utraty.

System Obsługi Wniosków (SOW) – przeznaczenie

• nadawanie uprawnień do systemu informatycznego / nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
• wnioskowanie o rejestrację / wyrejestrowanie / o odebranie uprawnień do systemu informatycznego / o odebranie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Inicjowanie wniosku o uprawnienia

Wniosek o nadanie uprawnień rozpoczyna być procesowany, gdy pracownik ma w zakresie swoich obowiązków korzystanie z systemów informatycznych wykorzystywanych w danej instytucji/firmie. Istnieje możliwość nadawania dowolnych uprawnień w systemach takich jak np. obsługa BIP, systemy finansowe, systemy kadrowo-płacowe, bankowe, prawne, dotyczące świadczeń itp.

Kto jest uprawniony do utworzenia wniosku o uprawnienia?

Wnioski o uprawnienia tworzone są przez użytkownika zarejestrowanego w systemie Rodoprotektor. W praktyce wniosek może być utworzony przez:

• pracownika, któremu mają być nadane odpowiednie uprawnienia,
• bezpośredniego przełożonego pracownika,
• dyrektora/kierownika jednostki organizacyjnej,
• dowolnej innej osoby (zazwyczaj wskazanej przez dyrektora/kierownika jednostki), która posiada status użytkownika zarejestrowanego.

Przykładowy proces realizacji wniosku o nadanie uprawnień do systemu informatycznego

Po utworzeniu wniosku jest on (może być) poddawany kilkustopniowej akceptacji.

1. Pierwszy etap to akceptacja dyrektora/kierownika lub osoby pełniącej jego obowiązki – akceptacja lub odrzucenie wniosku o nadanie uprawnienia do systemu informatycznego.
2. Drugi etap to akceptacja właściciela systemu informatycznego – akceptacja lub odrzucenie wniosku.
3. Trzeci etap to akceptacja administratora systemu informatycznego (ASI) – akceptacja lub odrzucenie wniosku.
4. Czwarty etap to realizacja wniosku przez Administratora Systemu Informatycznego (ASI) lub osoby przez niego upoważnionej.

Proces akceptacji jest w prosty sposób parametryzowany. Administrator systemu może zdefiniować własne ścieżki akceptacji (dowolna ilość) bez konieczności modyfikacji oprogramowania.

System obsługi wniosków – schemat działania

Osoby uprawnione do dokonania akceptacji lub odrzucenia wniosku o nadanie uprawnień otrzymują powiadomienie poprzez wiadomość e-mail, w której znajduje się link do odpowiedniego wniosku w systemie RODOprotektor. Kliknięcie w link umożliwia zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku. Wniosek można zaakceptować lub odrzucić z poziomu wiadomości e-mail lub z poziomu konsoli oprogramowania RODOprotektor (wymagane zalogowanie).

W przypadku odrzucenia wniosku zarejestrowany użytkownik otrzyma powiadomienie poprzez e-mail.

W przypadku akceptacji lub odrzucenia wniosku na którymkolwiek etapie akceptacji lub też w przypadku realizacji wniosku o nadanie uprawnienia użytkownik zarejestrowany oraz osoby uczestniczące w procesie nadania uprawnień otrzymają stosowane powiadomienia w wiadomości e-mail.

Przygotowanie wniosku o nadanie uprawnień do systemu informatycznego

• W celu utworzenia wniosku o uprawnienia należy zalogować się do oprogramowania RODOprotektor, a następnie rozwinąć zakładkę „Wnioski o uprawnienia”.
• Kliknąć w link „Nowy wniosek o uprawnienia” a następnie wypełnić formularz do wyboru osób, którym będą nadane / modyfikowane / odebrane uprawnienia.

Po uzupełnieniu i wysłaniu wniosku na wskazane w szablonie zatwierdzeń adresy e-mail zostanie przesłany komunikat o zdefiniowanej treści.

Po kliknięciu w link do wniosku, który znajduje się w komunikacie przesłanym na pocztę e-mail następuje przekierowanie do aplikacji RODOprotektor. Z poziomu aplikacji można zaakceptować lub odrzucić wniosek oraz śledzić kolejne etapy procesowania.

Po akceptacji wniosku przez wszystkie osoby uczestniczące w procesie istnieje możliwość wygenerowania szeregu raportów.

• Raport ze zrealizowanych wniosków

• Raport z bieżących uprawnień

• Raport ze zrealizowanych wniosków (wg osoby)

• Raport z wyliczeniem średniego czasu realizacji wniosku